Zásady zpracování osobních údajů 

Spolek Laser game club Písek z.s (dále jen LGC). se sídlem Husovo nám 579, Písek, provozující svou činnost na adrese Laser aréna Písek, Velké nám. 175, Písek zpracovává v rámci členství, přihlášek na tábory, kroužky, turnaje, akce a rezervace, osobní údaje o členech, hráčích. 
 Dodržujeme pravidla a nařízení EU o GDPR, které od 25/5 2018 vchází v platnost a týká se ochrany osobních údajů, které střídá dosud platný zákon o ochraně osobních údajů 101/2000 Sb., který jsme i před tím ctili a dodržovali.

V tomto dokumentu se dozvíte jaké údaje a proč zpracováváme a uchováváme, kde jsou uloženy a vaše práva.

1. Jaké údaje zpracováváme a proč?


Údaje jsou pro nás potřebné z hlediska komunikace s daným člověkem.
Jméno, příjmení, telefonní kontakt, e-mail a u dětí pak datum narození, případně ještě kontakt a jméno zákonného zástupce, potřebujeme vždy. 



Přehled zpracovávaných údajů:

• Jméno
• Příjmení
• Datum narození
• Telefon
• E-mail
• Adresa
• Rodinní členové a jejich osobní údaje (syn, dcera, manžel, manželka, otec, matka) • Fotografie

Proč? 

Např. v případě problému s rezervací či změně voláme nebo píšeme, zasíláme na vaši žádost dokumenty či poukázky poštou, při zápise o úrazu potřebujeme vaše data a kontakty, k telefonické rezervaci her, ke kontaktování zákonného zástupce u dětí, k zasílání klubových informací, potvrzení o rezervaci, k e-mailové komunikaci, k zasílání novinek a plánovaných akcí…

Datum narození potřebujeme z důvodu identifikace (např. dle OP) při různých činnostech (čerpání kreditu, výhod, her zdarma…) a k určení věku dětského člena, hráče (osoby mladší 15 let potřebují souhlas zákonného zástupce).
Jméno, město, rok narození potřebujeme při různých žádostech o podporu clubu či dotaci např. z města dle vyhlášených podmínek .
Seznam rodinných příslušníků, členů potřebuje z důvodu sloučení těchto osob do jedné registrace (při ročním členství). Nejbližší rodinní příslušníci mají společné “rodinné” členství a my musíme mít možnost tyto osoby identifikovat, aby mohli všichni využívat výhody i když nepřijdou s členem, který registraci provedl (na koho je napsaná).
Z toho důvodu dělíme členy ještě dle jejich rodinných rolí na matka, otec, syn, dcera, manžel, manželka.
Určitá data potřebujeme i pro některé účetní, právní a finanční úkony, případně při komunikaci s úřady (fakturace, příspěvky ze zdravotní pojišťovny, dotace aj.)

V případě přihlášení na kroužek, tábor, klubík nebo po dobrovolném vyplnění zpracováváme ještě následující údaje:

• Zdravotní pojišťovnu
• Pohlaví
• Velikost trička
• Zdravotní stav

Tyto údaje jsou důležité zejména u dětí přihlášených na tábory, kroužky a jiné akce.
Pojišťovna je nezbytný údaj u dětí v případě úrazu či jiné zdravotní komplikace (rodiče nám nechávají kopii zdravotní kartičky na dobu nezbytnou).
Pohlaví je nepovinný údaj, většinou nevyžadujeme.
Velikost trička používáme hlavně pro kroužky, tábory k objednání triček konkrétním členům. Zdravotní stav vyplňují rodiče dětí v případě táborů na doklad o bezinfekčnosti, kroužku a klubíků do poznámky. Jedná se o důležitou informaci, která nám říká, jak k dítěti přistupovat, či na co dát pozor, pokud jsou známi nějaké omezení či zdravotní komplikace.
V případě, že rodič chce využít nějaké zaměstnanecké výhody, benefity, potřebujeme i informace o jeho zaměstnavateli, většinou fakturační.

• poslední údaj, který uchováváme jsou fotografie hráčů, členů
  Při hrách, akcích, táborech, kroužcích aj. fotíme.
  Před objektiv si stoupají pouze ti hráči, členi, kteří fotit chtěji.
  Tato informace je jim vždy podána před samotným focení. Kdo se nechce fotit odchází na chvíly ze skupinky připravené k focení.

Fotky z her si hráči sami mohou stáhnou a dle jejich uvážení použít. Jsou umístěny na pouze jim přístupných webových stránkách, které mají vygenerované na výsledkové listině (jedinečný kód).

Kroužkovým a táborovým dětem jejich zákonní zástupci již souhlas s focením a zveřejněním fotek na našich facebookových či internetových stránkách udělili při vyplňování formuláře – přihláška na konkrétní volnočasovou aktivitu, vyplněním příslušného políčka ve znění:

“Souhlasím s případným zveřejněním fotografií mé(ho) dcery/syna pro účely propagace činnosti spolku.”
rodič vybírá: ANO/NE

Souhlas je možný kdykoliv zrušit, odvolat.
Fotku, kterou rodič shledá jako nevhodnou po zveřejnění, nahlásí nám e-mailem a my ji co nejdřívě odstraníme.
V případě, že s focením nesouhlasí, tento souhlas ve formuláři neudělí (vybere NE) a my jeho dítě fotit nebudeme.

2. Jak vaše údaje získáváme?

Vaše údaje získáváme tím, že vyplníte příslušný formulář nejčastěji na našich webových stránkách (přihlášky, registrace, rezervace), kde také udělujete souhlas k jejich zpracování buďto zaškrtnutím příslušného zaškrtávacího pole nebo zasláním přihlášky. Druhá varianta je papírová forma v případě registrace člena, která probíhá v Laser aréně Písek. Vyplňujete formulář, který pak do databáze zadává náš pověřený pracovník. I u papírové formy udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů ve formě podpisu.

Souhlas je platný od doby odeslání či podepsání formuláře do doby než od něj daný člověk odstoupí. Odstoupení od souhlasu je možné zkrz naše webové stránky vyplněním formuláře či zasláním e-mailu. Dále budeme postupovat dle platných pravidel GDPR.

3. Vaše práva, aneb co s vašimi údaji můžete dělat

Vaše údaje jsou uloženy u nás v zabezpečené šifrované databázi. Díky propojení všech našich služeb (rezervace her, roční členství, přihlášky,…) máte ke všem svým datům jedinečný přístup skrz váš on-line účet. Vámi zvoleným, nebo vygenerovaným přístupovým heslem získáte kdykoliv přístup online na našich webových stránkách.

Jaká tedy máte podle Nařízení (EU) práva?

Právo na výmaz (zapomenutí) – Vaše osobní údaje budou vymazány s výjimkou údajů nezbytných pro plnění právní povinnosti, údajů nezbytných pro obhajobu právních nároků či údajů nezbytných pro ochranu veřejných zájmů.
Právo na přístup (seznámení s údaji, které o Vás máme) – pokud o to požádáte, může Vám být poskytnut přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme nebo se sami přihlásite on-line do vašeho účtu. Bude Vám poskytnuta kopie všech osobních údajů, které o Vás vedeme s výjimkou našeho duševního vlastnictví nebo našeho obchodního tajemství a dále pak případů, kdy by mohlo dojít k předání osobních údajů jiných osob.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů – můžete kdykoliv vznést námitku, která bude projednána odpovídajícím způsobem tak, aby nedošlo k poškození Vašich zájmů.
Právo na přenesení osobních údajů – pokud jste nám poskytl(a) své osobní údaje na základě smlouvy nebo souhlasu budou Vám Vaše osobní údaje vyexportovány ve strukturovaném běžně používaném elektronickém formátu tak, abyste si je mohl(a) přenést k třetí straně.

Právo žádat lidský přezkum v případě automatizovaného rozhodování – máte-li pochybnost o správnosti automatizovaného rozhodování na základě Vámi poskytnutých osobních údajů, zajistíme provedení rozhodnutí oprávněnou rolí.
Právo aktualizovat své osobní údaje tak, aby jejich neaktuální verze Vám nezpůsobila újmu – zajistíme aktualizaci Vašich osobních údajů na základě Vašeho podnětu.

Přístup k Vašim osobním údajům má omezený okruh zaměstnanců vázaných mlčenlivostí, jejichž přístup je regulován jednak technickými a jednak administrativními opatřeními. Vaše osobní údaje nejsou a nebudou předávány třetí straně (kromě zákonných a právních důvodů a při nutnosti doložení údajů úřadům či při žádostech o dotace) a jsou v našich systémech a procesech chráněny jako data s klasifikací důvěrné tzn., jsou implementována další technická a administrativní opatření pro jejich zabezpečení.

Prohlášení
prohlašujeme, že splňujeme veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména českými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“), a tedy že:
– zpracováváme osobní údaje pouze jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
– plníme dle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
– umožňujeme uplatňovat Vaše práva podle českých právních předpisů o ochraně osobních údajů a GDPR.

Délka uchování osobních údajů
uchováváme osobní údaje zákazníků po dobu, která je nezbytná pro plnění obsahu smlouvy (poskytnutí služby) a pro uplatnění práv z ní vyplývajících, nejdéle však po dobu 5 let od posledního poskytnutí služby. Za účelem realizace přímého marketingu vyplývajícího z oprávněného zájmu popsaného výše, uchováváme osobní údaje po dobu 5 let.

Přístup k osobním údajům a jejich předání třetím osobám
K osobním údajům mají přístup zástupci LGC, jeho zaměstnanci a dále dodavatelé kteří zajišťují:

• dodání služeb,
• dodání zboží,
• realizace plateb
• tvorbu internetových stránek a jejich správu
• zajišťování marketingových služeb.